Что нужно знать об организации корпоративных мероприятий

Задача организовать корпоративное мероприятие того или иного характера рано или поздно возникает у каждой фирмы или организации. Это может быть как праздник в честь юбилей фирмы, так и деловая встреча, съезд, презентация или рекламная акция самого неожиданного вида.

Главная сложность для сотрудника предприятия (организатора), которому была поручена эта работа – отсутствие у него даже начальной информации о том, что делать в такой ситуации. С чего начать, куда обратиться, какова стоимость той или иной услуги. 

Особенное внимание стоит уделить ведущему делового мероприятия. Таких специалистов называют модераторами. В их задачу входят такие обязаности как:

• Разработать программу мероприятия;
• Контроль тайминга;
• Задать настроение и атмосферу, располагающую к деловому общению;
• Помочь участникам наладить взаимодействие друг с другом;
• Не допустить конфликтов между участниками.

Найти хорошего и опытного модератора задача не простая, о том где найти специалиста для проведения ивента в Сколково или на других площадках Москвы читать тут.

С чего начать и куда обращаться

Но если задача имеется, то ее нужно решить. И тут возникают два варианта развития событий.
В первом случае, руководство предприятия по той или иной причине решает не экономить средств на запланированном событии. Тогда задача сотрудника упрощается. Он ищет два десятка объявлений по теме “Проведение мероприятий” и рассматривает список организаторов.

Обычно это праздничные агентства (even-агентства, от англ. event событие, как их сейчас принято называть), среди которых организатор выбирает понравившееся, согласует бюджет и дело сделано.
Во втором, куда более распространенном случае, бюджет мероприятия ограничен. Поэтому те 20-30, а порой и 50-70% от фактической стоимости общей сметы мероприятия, которые будут заложены в его бюджет организатором-посредником (как накрутка на собственный маркетинг, содержание своих помещений и персонала), могут стать существенным фактором. Как же обойтись без квалифицированных организаторов? Ответ очевиден и прост. Обратиться к непосредственному исполнителю.
Однако, тут встают несколько справедливых и немаловажных вопросов. Например, как понять, кто именно Вам нужен и где гарантии, что исполнитель, к которому Вы обратились, компетентен в той мере, которая необходима Вам в конкретном случае.

Ведь обращение в агентство, как в целом принято считать, дает определенные гарантии качества.
Давайте рассмотрим эти проблемы. И даже составим приблизительный план организации классического корпоративного мероприятия, например, деловой презентации с выступлением официальных лиц, после завершения которой планируется проведение развлекательной части с фуршетом.

Что фактически потребуется для организации мероприятия

Площадка для его проведения. Ресторан, клуб, презентационный зал (а быть может по некоторым критериям лучше подойдет фойе или открытая площадка около Вашего собственного предприятия?), в котором можно организовать действие. Наметьте для себя несколько мест, подходящих Вам по количеству запланированных гостей. Что-что, а фуршет на собственной территории – это первое, что Вам предложит любое заведение общественного питания. Если же нет – фуршет всегда может быть организован услугой кейтеринга – выездного фуршетного обслуживания, которую предлагают несколько десятков предприятий общественного питания.

Медиатехника для проведение официальной части. Один или несколько микрофонов, акустический комплект усиления звука. Возможно, мультимедиа экран или проектор. А так же человек, который компетентен произвести инсталляцию, настройку аппаратуры и поддерживать её работоспособность. Ведущие официальной и развлекательной частей программы.
Возможно, только развлекательной части. Официальная часть не всегда требует стороннего ведения. Звуковая и шоу-техника для проведения развлекательной части. Артисты оригинальных жанров (вокалисты, инструментальные исполнители и т. д.) – в том случае, когда вы планируете что-то более масштабное, нежели танцевальная вечеринка, в которую включена конкурсная и развлекательная программа ведущего.
В значительной части случаев на этом можно ставить точку. При условии, что все исполнители, нанятые Вами, не подведут, окажутся достаточно компетентными и оборудованными технически.